четверг, 6 мая 2021 г.

AutoCrat: заполняем и рассылаем сертификаты


Наверняка в своей работе вам приходилось сталкиваться с заполнением грамот, дипломов, сертификатов и других подобных документов. А иногда их нужно не только заполнить, но разослать по электронной почте участникам мероприятия. 

Работа долгая (особенно, если участников много) и не самая интересная. А можно как-то ускорить и автоматизировать этот процесс? Как выяснилось, можно!

Нам на помощь придёт бесплатное расширение AutoCrat. Это дополнение к таблицам Google, которое, используя данные из них, умеет заполнять шаблоны документов и рассылать по электронной почте. Давайте же его протестируем.



Создаём таблицу

Для начала нам нужна таблица, откуда приложение будет черпать информацию для заполнения бланков. 

Открываем Google Диск, выбираем "Создать" - "Google Таблицы" - "Создать пустую таблицу".

Теперь заполняем её, озаглавливая каждый столбец. В таблице могут быть, например, столбцы "Фамилия Имя", "Учреждение", "Номер" (сертификата), "Почта" (для рассылки).  Кстати, в строчки таблицы можно добавлять изображения. Только для этого они должны быть где-то опубликованы в Сети (Google Диск не считается). Для вставки изображения добавляем в нужную строку таблицы ссылку на него.

Количество столбцов с данными и список участников может быть любым. Я "на пробу" составила такой.


Создаём шаблон

Теперь нужно создать шаблон грамоты или сертификата, который мы будем отправлять участникам мероприятия. Делается это или в Google Документе, или в Google Презентации. Для сертификатов хорошо подойдёт презентация. С ней и попробуем. 

Для начала меняем размер слайда: Файл - Настройка страницы - Размер Другой - 21 на 29.7 или 29.7 на 21. Это размер формата А4 с вертикальным или  горизонтальным расположением.

Вставляем на слайд отсканированный или найденный в Сети шаблон. Можно и самому оформить такой документ прямо на слайде.

Добавляем необходимый текст, подписи и печати. И самое главное - добавляем на бланк участки, куда будут вставляться данные из таблицы. Называться эти участки должны так же, как и столбцы в таблице. Регистр важен. В нашем примере это <<Фамилия имя>>,  <<Учреждение>>, <<Номер>> . Названия заключаются в особые кавычки, чтобы сервис без труда нашёл то место, куда нужно вставить информацию. Кавычки такие: <<название столбца>>.


Работаем с приложением


Осталось самое интересное - будем создавать сертификаты с помощью приложения. Для начала возвращаемся назад в Таблицу Google и устанавливаем AutoCrat: открываем "Дополнения" - "Установить дополнения" и в окне поиска набираем Autocrat и затем "Установить".



Запускаем в Google Таблице приложение Autocrat (Дополнение - Autocrat - Open). 


Запускаем процесс слияния двух документов (таблицы и презентации) нажатием клавиши "New Job".


Называем проект любым именем и нажимаем "Save". 


Почему-то появляется сообщение об ошибке, но его игнорируем - нажимаем "ОК". И переходим к слиянию. 

Нажимаем на кнопку "From drive", чтобы выбрать наш шаблон сертификата для заполнения (тот самый, который мы создали раньше в Google Презентации). Находим его в списке файлов на своём Google Диске и нажимаем "Select". Если всё сделать правильно, название шаблона появится на экране. Нажимаем "Save" или "Next" и переходим к следующему шагу.


Первым делом выбираем название листа в таблице, откуда берем данные (выставляем "Лист 1" в графе "Merge tab"). Проверяем, чтобы поля в шаблоне и поля таблицы полностью совпадали. Нажимаем "Save" или "Next".


Теперь настроим название будущих файлов (именных сертификатов). В названии можно использовать данные из нашей таблицы: <<Фамилия имя>>. Выбираем тип файла (PDF или Google Slides), а также способ форматирования документов: сертификаты будут сохраняться как отдельные файлы или в одном общем файле. Нажимаем "Next".


Выбираем папку, где будут храниться полученные сертификаты (папку лучше заранее создать на Google Диске). По умолчанию файлы сохраняются сразу на Диск. Нажимаем "Next".


Шестой и седьмой шаг в нашем алгоритме - необязательные, поэтому просто "пролистываем" их нажатием клавиши "Next". Шестой шаг - это создание динамических папок, а седьмой - настраивание слияния строк таблицы. 



Доходим до восьмого шага. Здесь мы устанавливаем, будет ли файл доступен другим пользователям и отправлен им на почту.


Пролистав карточку ниже, можно настроить текст письма, к которому будет прикреплён сертификат.

В поле "To" проставляем название столбца с адресом электронной почты, заключив его в кавычки: <<Почта>>. Имя участника в тексте письма тоже можно взять из таблицы: <<Фамилия имя>>. Снова нажимаем "Next".


И вот последний этап: настраиваем параметры, при которых приложение будет запускаться. 


Параметр “Запуск после добавлении новой строки” удобно использовать, если таблицу заполняют через Google Форму.

“Запуск по времени” удобно использовать если, например, таблицу заполняют в течение дня, а вечером данные рассылаются.

Мы же не станем включать эти параметры, а просто запустим приложение вручную. Поэтому нажимаем кнопку "Save".

После всех манипуляций появится окно, в котором можно запустить приложение.


После работы AutoCrat таблица поменяет свой вид: в ней появятся ссылки на сертификаты участников и информация об успешной рассылке.


Все сертификаты будут собраны в одной папке.


Так будет выглядеть готовый сертификат.


А такое письмо получат участники.


Комментариев нет:

Отправить комментарий

Этот пост ждёт ваших комментариев.
Не знаете, как оставить комментарий?
Тогда эта инструкция для вас!

- Нажмите на стрелку рядом с окошком "Подпись комментария".
- Выберите "Имя/URL".
- Напишите своё имя, строчку URL можно оставить пустой.
- Нажмите "Продолжить" и комментируйте.

Заранее спасибо!